¿Cómo constituir una corporación en el estado de Florida?

A continuación, le decimos todo lo que necesita saber para constituir una corporación en Florida.

1. Elija el nombre de la corporación.

De acuerdo con la normativa del estado de Florida, el nombre de su corporación debe contener las palabras “Corporation“, “Incorporated” o “Company” o la abreviatura correspondiente “Corp.“, “Inc.” o “Co.“.

El nombre elegido debe ser único, es decir, no puede ser el mismo que el de otra corporación registrada. El nombre debe ser distinguible del de otras entidades comerciales que ya estén archivadas en el Departamento de Estado de Florida. Se puede verificar la disponibilidad de los nombres buscando en la base de datos de nombres comerciales de la División de Corporaciones.

A diferencia de las LLCs, los nombres de las corporaciones no pueden ser reservados con anticipación.

2. Nombre un agente registrado

Cada corporación en Florida debe tener un agente registrado. Un agente registrado es una persona o empresa que acepta recibir documentos legales en nombre de la corporación en caso de ser demandada. El agente registrado debe ser un residente de Florida o una entidad comercial que este autorizada para hacer negocios en el estado.

Previo a su asignación el agente debe aceptar recibir el servicio del proceso en nombre de su corporación.

3. Prepare y presente los formularios de artículos de incorporación.

Para crear su corporación legalmente debe presentar los artículos de incorporación con ánimo de lucro en la División de Corporaciones del Departamento de Estado de Florida. Los artículos deben incluir el nombre de la corporación y la dirección de la oficina principal; su propósito; el número de acciones que la corporación está autorizada a emitir; los nombres y direcciones de los funcionarios y/o directores principales (opcional); el nombre, la firma y la dirección en Florida de un agente representante; y el nombre y domicilio del incorporador.

4. Destine un libro para sus estatutos corporativos.

En este libro conservará todos los documentos importantes de su empresa, incluyendo las minutas de las reuniones de directores y accionistas, certificados de acciones y recibos de certificados de acciones. Mantenga su libro de registros corporativos en la oficina principal de su empresa. Puede usar una carpeta de tres aros o puede adquirir un kit especial de registros corporativos.

5. Prepare los estatutos de su corporación.

Los estatutos son un documento corporativo interno que establece las reglas básicas para el funcionamiento de su corporación. Estos estatutos no deben ser presentados ante el estado. Su empresa no está legalmente obligada a tener estatutos empresariales, pero le sugerimos adoptarlos porque:

• Establecen las reglas operativas de su negocio y,
• Ayudan a los bancos, acreedores, el IRS y otros a reconocer que su empresa es legítima.

6. Nombre a sus Directores Corporativos.

Puede designar a sus directores corporativos iniciales nombrándolos en los artículos, o su incorporador, (la persona que firmó los artículos de incorporación), puede nombrarlos después de que se forme la corporación. Para nombrar a los directores corporativos, el incorporador debe completar el formulario “Incorporator’s Statement“. Este debe tener los nombres y direcciones de los directores. Además, una copia de estos debe ser anexada en el libro de registros corporativos. El incorporador también debe designar a los directores corporativos que formarán parte de la junta directiva hasta la primera reunión anual de accionistas (cuando los miembros de la junta que servirán para el próximo mandato sean elegidos por los accionistas).

7. Celebre su primera reunión de la Junta Directiva.

En la primera reunión de la junta directiva de la corporación, los directores deben designar funcionarios corporativos, adoptar estatutos, seleccionar un banco corporativo, autorizar la emisión de acciones, establecer el año fiscal de la corporación y adoptar un formulario oficial de certificado de acciones así como un sello corporativo.

Las acciones de los directores deben registrarse en actas corporativas preparadas por el incorporador o por cualquiera de los directores. Además, si la corporación será una corporación S, los directores deben aprobar la elección del estado de corporación S.

8. Emisión de acciones.

Aunque no es legalmente requerido en la mayoría de los estados, las pequeñas empresas generalmente emiten certificados de acciones en papel. Esto consiste en colocar el nombre e información de contacto de cada accionista en el libro de contabilidad de transferencia de acciones de la empresa.

Una parte de las acciones en su empresa es considerada como garantía según las leyes de valores estatales y federales que regulan la oferta y venta de acciones corporativas. Sin embargo, tanto el gobierno federal como todos los gobiernos estatales eximen a la mayoría de las empresas pequeñas de estas leyes. Por ejemplo, la ley federal exime las «ofertas privadas»: una venta no anunciada a un número limitado de personas (generalmente 35 o menos). La mayoría de los estados han promulgado sus propias versiones de esta exención de la SEC.

9. Cumpla con los requisitos del informe anual de Florida.

Todas las corporaciones con fines de lucro de Florida deben presentar un informe anual para mantener su estado de “activo”. El primer informe se debe presentar en el año siguiente a la formación de la corporación. El informe debe presentarse en línea entre el 1 de enero y el 1 de mayo. Las notificaciones de recordatorio se envían a la dirección de correo electrónico que proporciona cuando envía sus artículos de incorporación para su presentación.

10. Cumpla con los requisitos fiscales y reglamentarios.

Se aplican requisitos fiscales y reglamentarios adicionales a su empresa. Éstos incluyen:

EIN: Su empresa debe obtener un número de identificación de empleador federal (EIN). Puede obtener un EIN completando una solicitud en línea en el sitio web del IRS . No hay cuota de presentación.

Presentación de la Corporación S: Si la corporación desea elegir el estado de Corporación S para fines fiscales, debe presentar el formulario 2553 para pequeñas corporaciones (firmada por todos los accionistas). El formulario debe presentarse dentro de los dos meses y 15 días posteriores al inicio del primer año fiscal de la corporación.

Licencias comerciales: Dependiendo del tipo de negocio y de su ubicación, es posible que su corporación necesite obtener otras licencias comerciales locales y estatales.

11. Corporaciones extranjeras con negocios en Florida.

Todas las corporaciones extranjeras con negocios en Florida deben registrarse ante la secretaria del Estado de Florida. Las corporaciones extranjeras deben designar un agente registrado para el servicio del proceso que se encuentre ubicado físicamente en Florida. Para registrarse, presente una solicitud de autorización de una empresa extranjera para realizar transacciones comerciales en Florida. La solicitud debe ir acompañada de un certificado de existencia original, de no más de 90 días de antigüedad, autenticado por la secretaria del Estado o un funcionario similar del Estado de origen de la empresa extranjera.