Cómo formar una corporación sin fines de lucro en Florida.

La mayoría de las entidades sin fines de lucro son corporaciones 501(c)(3), lo que significa que se forman con fines religiosos, caritativos, científicos, literarios o educativos y son elegibles para las exenciones de impuestos federales y estatales. Para crear una organización exenta de impuestos 501(c)(3), primero debe formar una corporación en Florida y luego solicitar el estado de exención de impuestos al IRS y al estado de Florida. A continuación los detalles.

Forme su corporación sin fines de lucro en Florida.

Primero, necesita formar una corporación sin fines de lucro bajo las leyes estatales de Florida.

Elija los directores iniciales de su corporación sin fines de lucro.

En Florida, su corporación sin fines de lucro debe tener tres o más directores que no estén relacionados entre sí.

Elija un nombre para su corporación sin fines de lucro de Florida.

El nombre de su entidad no puede ser el mismo que el de otra ya existente y registrada en el Departamento de Estado. Para ver saber si su nombre propuesto está disponible o no, puede buscar en la base de datos de nombres de Florida.

En Florida, el nombre de su corporación sin fines de lucro debe contener una de las siguientes palabras: “corporation,” “incorporated,” o sus abreviaturas. El nombre no puede contener la palabra “company” o su abreviatura, “co”.

Nombre un agente registrado.

Cada corporación sin fines de lucro de Florida debe tener un agente para el servicio procesal en el estado. Se trata de un individuo o corporación que acepta representar legalmente a su corporación si ésta es demandada.

El agente debe tener una dirección física en Florida, no un apartado postal. Las pequeñas corporaciones sin fines de lucro suelen nombrar a un director o funcionario para que actúe como agente inicial. Siempre se puede nombrar un agente diferente más tarde. El agente debe consentir el nombramiento.

Prepare y presente sus artículos de incorporación.

Debe crear y presentar los artículos de incorporación sin fines de lucro ante el Departamento de Estado de Florida, Division of Corporations. Se requiere que los artículos de incorporación incluyan:

• el nombre y la dirección de su organización sin fines de lucro,
• el propósito específico de su organización sin fines de lucro (no una declaración de propósito general) – esto debe utilizar un lenguaje aprobado por el IRS, ver abajo,
• la manera en que los directores son elegidos y nombrados. Puede declarar “como se establece en los estatutos” o enumerar otra manera específica de elección o nombramiento,
• los nombres, direcciones y títulos de los funcionarios iniciales y directores,
• el nombre y la dirección en Florida de su agente registrado,
• el nombre y la dirección de la entidad sin fines de lucro, y
• la fecha de entrada en vigor de los artículos, si es posterior al día de la presentación.

El incorporador debe firmar los artículos y el agente registrado debe firmar su consentimiento para actuar como agente para la notificación procesal.

Para recibir el estatus de exención de impuestos 501(c)(3) del IRS, su corporación debe tener cierto lenguaje específico en sus artículos, incluyendo:

• una declaración de propósito que cumpla con los requisitos del IRS,
• declaraciones de que su entidad sin fines de lucro no participará en actividades no relacionadas con sus propósitos exentos o en actividades políticas o legislativas prohibidas, y
• una cláusula de disolución que dedica los activos de la corporación a otra organización 501(c)(3) o al gobierno al momento de la disolución.

El Departamento de Estado tiene un formulario de artículos de incorporación en su sitio web que puede usar como guía. Sin embargo, este formulario en línea no incluye las cláusulas requeridas por el IRS. Tampoco incluye espacio para añadir estas tres cláusulas, por lo que no debe ser utilizado. Usted debe crear sus artículos por sí mismo y agregar las cláusulas requeridas por el IRS. Puede encontrar ejemplos de lenguaje para estas cláusulas aprobadas por el IRS en las Instrucciones para el formulario del IRS 1023-EZ.

Puede crear sus artículos usted mismo desde cero y presentarlos por correo postal. Puede utilizar como guía el formulario de muestra de artículos en formato pdf que se encuentra en el sitio web del Departamento de Estado. Este formulario no incluye las tres cláusulas requeridas por el IRS. Añada el lenguaje de la cláusula de propósito aprobada por el IRS en el Artículo III y añada los nuevos Artículos VIII y IX que incluyen las cláusulas de actividad prohibida y disolución requeridas por el IRS. Luego imprima el formulario y preséntelo por correo postal. La tasa de presentación es de $ 70 dólares.

Prepare los estatutos de su corporación sin fines de lucro.

Tendrá que preparar unos estatutos que cumplan con la ley de Florida y que contengan las normas y procedimientos que su corporación seguirá para celebrar reuniones, elegir funcionarios y directores, así como ocuparse de otras formalidades corporativas requeridas en Florida.

Sus estatutos no necesitan ser presentados ante el Departamento de Estado ya que estos son su manual de operaciones interno.

Celebre una reunión de su junta directiva.

Su primera reunión de junta directiva se conoce como la reunión de organización. La junta directiva debe tomar acciones como:

• aprobar los estatutos,
• nombramiento de funcionarios,
• establecimiento de un período contable y un ejercicio fiscal, y
• aprobar las transacciones iniciales de la empresa, como la apertura de una cuenta bancaria corporativa.

Después de que la reunión se complete, se debe crear un acta de la reunión. Crear una carpeta de registros corporativos para guardar los artículos, estatutos, formularios de consentimiento, actas y otros documentos importantes de la corporación.

Obtenga un EIN.

Su corporación sin fines de lucro debe obtener un número de identificación de empleador federal (EIN por sus siglas en inglés). Puede obtener un EIN completando una solicitud en línea en el sitio web del IRS. No hay que pagar ninguna cuota de presentación.

Obtenga sus licencias comerciales.

Dependiendo del tipo de actividades que su organización sin fines de lucro se proponga llevar a cabo y de dónde se encuentre, puede que necesite obtener una licencia o permiso comercial local y/o estatal. En el sitio web MyFlorida.com del estado puede encontrar más información sobre licencias de negocios.

Presente su informe anual.

Las corporaciones sin fines de lucro de Florida deben presentar un informe anual al Departamento de Estado entre el 1 de enero y el 1 de mayo de cada año. El primer informe anual de la corporación deberá presentarse entre el 1 de enero y el 1 de mayo del año calendario siguiente al año en que se formó la corporación y debe ser presentado en línea. La tarifa para presentar un informe anual es de $ 61,25 dólares. Se enviarán avisos recordatorios para presentar el informe anual a la dirección de correo electrónico que proporcione en sus artículos.

Obtenga exenciones de impuestos federales y estatales.

Ahora que ha creado su corporación sin fines de lucro, puede obtener sus exenciones de impuestos federales y del estado de Florida. Estos son los pasos adicionales que debe tomar para obtener su estado de exención de impuestos.

Presente su solicitud de exención de impuestos federales con el formulario 1023.

Para obtener el estado de exención de impuestos federales del IRS, deberá completar y presentar el formulario 1023 del IRS, Solicitud de Reconocimiento de Exención bajo la Sección 501(c)(3) del Código de Impuestos Internos (Application for Recognition of Exemption Under Section 501(c)(3) of the Internal Revenue Code en inglés). Este largo y detallado formulario solicita mucha información sobre su organización, incluyendo su historia, finanzas, estructura organizativa, políticas de gobierno, operaciones, actividades y más.

Las organizaciones sin fines de lucro más pequeñas pueden ser elegibles para presentar el Formulario 1023-EZ, Solicitud simplificada para el reconocimiento de la exención bajo la Sección 501(c)(3) del Código de Impuestos Internos (Streamlined Application for Recognition of Exemption under Section 501(c)(3) of the Internal Revenue Code en inglés). Se trata de un formulario mucho más sencillo y corto que se presenta en línea. Sólo las organizaciones sin fines de lucro más pequeñas -aquellas con ingresos brutos anuales proyectados de menos de $ 50,000 y activos totales de menos de $ 250,000 dólares- son elegibles para usar la solicitud simplificada 1023-EZ.

Consulte el sitio web del IRS para obtener más información sobre los requisitos de presentación del Formulario 1023 y el Formulario 1023-EZ.

Obtenga su exención de impuestos del estado de Florida.

Al recibir su carta de determinación 501(c) del IRS, su organización queda automáticamente exenta del impuesto de sociedades de Florida. Debe presentar una solicitud al Department of Revenue de Florida para obtener una exención de los impuestos estatales sobre las ventas. Si su organización sin fines de lucro tiene cuatro o más trabajadores, tendrá que pagar impuestos estatales de re-contratación. Consulte la página web para obtener más información.

Otros requisitos estatales de presentación de informes y registro.

Dependiendo de sus actividades y del tamaño de su organización, puede que necesite registrarse en el Department of Agriculture or Consumer Services de Florida (FDACS por sus siglas en inglés) antes de hacer cualquier recaudación de fondos en el estado. Consulte con esa oficina para conocer las reglas adicionales