1. Déjelos por escrito.
Aunque los acuerdos verbales son legales y vinculantes en muchas situaciones, a menudo son difíciles de hacer cumplir ante los tribunales (y en algunas situaciones, no se pueden hacer cumplir en absoluto). En el mundo de los negocios, la mayoría de los acuerdos deberían ser por escrito aunque la ley no lo exija. Un acuerdo escrito es menos arriesgado que un acuerdo oral, porque se dispone de un documento que explica claramente los derechos y obligaciones de cada una de las partes en caso de confusión o desacuerdo.
2. Que sean simples.
Contrario a lo que la mayoría de los abogados piensan, no se necesita mucha jerga legal para que un contrato sea exigible. En su lugar, introduzca frases cortas y claras con encabezados de párrafo simples y numerados que alerten al lector de lo que hay en cada párrafo.
3. Trate con la persona correcta.
No pierda el tiempo negociando un acuerdo de negocios con un joven que tiene que buscar el visto bueno de su jefe. Si siente que esto está sucediendo, solicite educadamente, pero con firmeza, que le pongan en contacto con la persona a cargo. Asegúrese de que la persona con la que trate tenga la autoridad para atar a la empresa mediante un vinculante y tenga un interés personal en asegurarse de que la empresa cumpla con sus obligaciones en virtud del acuerdo. Si no está seguro de quién es, pregunte. En una empresa más pequeña, puede ser uno de los propietarios; en una organización más grande puede ser un director ejecutivo o un director de operaciones.
4. Identifique a cada parte de manera correcta.
Se sorprendería de la frecuencia con que los empresarios se equivocan en esta parte y de lo importante que es identificar a la parte correcta. Es necesario incluir los nombres legales correctos de las partes del contrato para que quede claro quién es responsable de cumplir las obligaciones del acuerdo (y contra quién tiene obligaciones legales si las cosas van mal). Por ejemplo, si un negocio está organizado como una LLC o una corporación, identifíquelo por su nombre legal correcto, incluyendo el sufijo Inc. o LLC, no por los nombres de las personas que están firmando el acuerdo para el negocio.
5. No escatime en detalles.
En el cuerpo del acuerdo se deben detallar exhaustivamente los derechos y obligaciones de cada parte. No deje nada por fuera; si discute algo y lo acuerda verbalmente pero no está en el contrato, será casi imposible de hacer cumplir. En el mundo del derecho contractual, los jueces (con algunas excepciones) sólo pueden interpretar un contrato a partir de sus su contenido escrito, no de lo que las partes se dijeron entre sí. Si se olvida de incluir algo, siempre se puede crear una breve enmienda escrita. O, si no ha firmado el acuerdo, puede escribir a mano el cambio en el contrato. Si ambas partes “firman” con sus iniciales en donde se hizo el cambio, este se convierte en parte del contrato.
6. Especifique las obligaciones de pago.
Especifique quién paga a quién, cuándo deben hacerse los pagos y las condiciones para hacerlos. Como se puede suponer, el dinero es a menudo un tema polémico, por lo que los detalles de esta parte deben ser muy específicos. Si va a pagar a plazos o sólo cuando el trabajo se complete satisfactoriamente, acuérdenlo y enumere las fechas, horas y requisitos. Considere la posibilidad de incluir también el método de pago. Algunas personas pueden estar de acuerdo con recibir un cheque o tarjeta de crédito, otras pueden podrían preferir un cheque de caja o incluso dinero en efectivo.
7. Acuerde las circunstancias que finiquitan el contrato.
Tiene sentido establecer las circunstancias bajo las cuales cualquiera de las dos partes pueden rescindir el contrato. Por ejemplo, si una de las partes no cumple con algunos plazos importantes, la otra parte debería tener el derecho de rescindir el contrato sin legalmente violar el acuerdo.
8. Acuerde una forma de resolver las disputas.
Escriba en su acuerdo lo que usted y la otra parte harán si algo sale mal. Pueden decidir, por ejemplo, manejar su disputa a través de arbitraje o mediación en lugar de ir a la corte, lo cual tomaría mucho tiempo y dinero.
9. Elija una ley estatal que rija el contrato.
Si usted y la otra parte se encuentran en estados diferentes, debe elegir sólo una de sus leyes estatales para regir el contrato y evitar así una complicada disputa legal más tarde. Además, tal vez desee especificar dónde mediará, arbitrará o iniciará acciones legales en virtud del contrato. Esto simplificará su vida si surge una disputa.
10. Manténgalo confidencial.
A menudo, cuando una empresa contrata a otra para realizar un servicio, la otra empresa tendrá acceso a información comercial confidencial. Su acuerdo debe contener promesas mutuas de que cada parte mantendrá estrictamente confidencial cualquier información comercial que adquiera durante la ejecución del contrato.