¿Qué es un EIN y por qué lo necesitas?
El Número de Identificación de Empleador (EIN), también conocido como ID Fiscal Federal, es un código de nueve dígitos que el IRS asigna a las empresas que operan en Estados Unidos. Piensa en él como el número de Seguro Social, pero para una entidad comercial.
Pero el EIN va más allá de los impuestos y es indispensable para tareas cotidianas como:
* Abrir una cuenta bancaria comercial.
* Solicitar tarjetas de crédito a nombre de la empresa.
* Pagar a empleados o contratistas.
Cuando se trata de un EIN, generalmente hay dos situaciones: necesitas recuperar el tuyo porque lo perdiste, o necesitas investigar el de otra compañía. Aquí te mostramos cómo manejarlas.
Cómo recuperar el EIN de tu propio negocio
Si ya solicitaste un número pero no recuerdas cuál es o perdiste el documento, existen formas rápidas de recuperarlo antes de pasar horas al teléfono con el IRS.
- Busca la carta de confirmación original: Cuando el IRS te asignó el número, envió una carta de confirmación. Generalmente es el formulario CP-575. Este es el documento oficial y deberías tenerlo guardado.
- Revisa tus cuentas bancarias: Si abriste una cuenta a nombre de tu empresa, el banco tiene tu EIN en sus archivos. Llama a tu sucursal o revisa tus estados de cuenta antiguos.
- Consulta declaraciones previas: Tus formularios de impuestos anteriores (como el 1065 o 1120) tienen el número en la esquina superior derecha.
- Llama al IRS: Si nada de esto funciona, llama a la Línea de Impuestos para Negocios y Especialidades al 800-829-4933. Operan de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. hora local. Ten lista información para verificar tu identidad.
Cómo encontrar el EIN de otra empresa
La forma de encontrarlo depende de si la empresa es pública, privada o una organización sin fines de lucro.
Empresas que cotizan en bolsa (Públicas)
Esta es la búsqueda más sencilla. Por ley, las empresas públicas deben revelar su información financiera a la Comisión de Bolsa y Valores (SEC).
* Entra al sistema EDGAR en el sitio web de la SEC.
* Busca el nombre de la compañía.
* Abre sus reportes anuales (Formulario 10-K) o trimestrales (10-Q). El EIN suele aparecer en la primera página de estos documentos.
Organizaciones sin fines de lucro
La información de las ONGs es pública. Estas organizaciones presentan el Formulario 990 al IRS.
* Utiliza bases de datos gratuitas como ProPublica Nonprofit Explorer o GuideStar.
* Al buscar la organización y abrir su declaración de impuestos más reciente, verás el EIN claramente en el encabezado.
Empresas privadas
Aquí el proceso requiere más pasos ya que no están obligadas a publicar este dato.
* Pregunta directamente: Si eres un contratista que necesita el EIN para emitir una factura, solicita que llenen un formulario W-9. Están obligados a dártelo si les prestas servicios.
* Departamento de Contabilidad/Compras: Si eres proveedor y necesitas verificar crédito, el departamento de contabilidad o compras de la empresa suele facilitar el número.
* Registros Estatales: Algunos estados permiten buscar entidades comerciales en el sitio web de la Secretaría de Estado (Secretary of State). Aunque muchos solo muestran el número de identificación estatal, a veces los documentos de registro escaneados contienen el EIN federal.
* Reportes de Crédito: Servicios pagados como Dun & Bradstreet o Equifax Commercial venden reportes de crédito empresarial que incluyen el EIN y el historial financiero.
¿Cuándo necesitas un EIN nuevo?
Es un error común pensar que cualquier cambio en el negocio requiere un número nuevo. El EIN es bastante permanente, pero hay excepciones específicas donde el IRS exige uno:
- Cambio de estructura legal: Si pasas de ser un Propietario Único (Sole Proprietorship) a una Corporación o LLC.
- Nuevos dueños en sociedades: Si una sociedad colectiva (Partnership) termina y comienza una nueva.
- Bancarrota: En ciertos casos de quiebra bajo el Capítulo 7 o 11.
- Herencias: Si te haces cargo de un negocio como albacea de una sucesión.
Nota: Cambiar el nombre de tu empresa o mudarte de dirección no requiere un EIN nuevo, solo debes notificar al IRS mediante los formularios correspondientes.
Cómo “cancelar” un EIN
Técnicamente, el IRS no borra el número de sus sistemas. Una vez asignado, ese número pertenece a esa entidad para siempre para mantener el historial.
Sin embargo, puedes cerrar tu cuenta comercial. Si tu negocio deja de operar, debes enviar una carta al IRS indicando el nombre legal de la entidad, el EIN, la dirección y la razón del cierre. Esto evitará que esperen declaraciones de impuestos futuras y mantendrá tu historial limpio.