Requisitos mínimos para trabajar como contratista independiente.

Los contratistas independientes y los trabajadores autónomos deben cumplir con varias leyes. Conozca más al respecto. 

Muchos contratistas independientes (IC por sus siglas en ingles) empiezan a ganar dinero sin realmente planearlo. Antes de que se den cuenta, sus proyectos secundarios se han convertido en negocios legítimos. Esto implica, entre otras cosas, que tienen que cumplir con algunos requisitos básicos de iniciar un negocio. Siempre que presten servicios y reciban un pago, deben cumplir con varias reglas del gobierno, incluso si sólo trabajan unas pocas horas por semana.

Como mínimo, asegúrese de hacer estas cuatro cosas cuando empiece como contratista independiente:

• Asegúrese de que realmente califica como un contratista independiente.
• Elija un nombre de comercial (y regístrelo, si es necesario).
• Obtenga un certificado de registro fiscal (y una licencia profesional, si se requiere para su profesión).
• Pagar los impuestos estimados (pagos anticipados de los impuestos sobre la renta y el trabajo por cuenta propia).

Asegúrese de que realmente es un IC.

Primero, asegúrese de que es un contratista independiente y no un empleado. Usted es un contratista independiente si está en el negocio por usted mismo. En cambio, es un empleado si trabaja para el negocio de otro y está sujeto a su control.

Si se le trata como a un trabajador, debe ser clasificado como tal por la empresa para la que trabaja. Como tal, usted tendrá derecho a beneficios como el seguro médico. Sin embargo, usted no podrá deducir ciertos gastos de la empresa como el kilometraje. Los empleados no necesitan tomar los pasos que se describen a continuación. Por otro lado, si quiere ser un contratista independiente, tomar estos pasos le ayudará a solidificar su estatus como uno.

Pruebas para determinar la condición de contratista independiente.

Desafortunadamente, no hay una prueba exacta para determinar si se está en el negocio. El IRS y muchas otras agencias gubernamentales usan la prueba del “derecho de control”. Según esta prueba, un trabajador es un empleado si la empresa que lo contrata tiene el derecho de dirigir y controlar la forma en que el trabajador se desempeña, tanto en lo que respecta a los resultados finales como a los detalles de cuándo, dónde y cómo se realiza el trabajo. Si el control de la empresa contratante se limita a aceptar o rechazar los resultados finales que el trabajador logra, entonces esa persona es un contratista independiente.

Los factores que demuestran que es un contratista independiente incluyen trabajar con varios clientes en lugar de uno solo, no recibir instrucciones detalladas de las empresas de contratación, pagar sus propios gastos comerciales como gastos de oficina y equipo, establecer su propio horario, comercializar sus servicios al público, tener todas las licencias comerciales necesarias, trabajar fuera de las instalaciones de la empresa de contratación, no recibir beneficios para empleados como el seguro médico, pagar todos sus propios impuestos de Seguro Social y Medicare, y utilizar acuerdos escritos de contratista independiente.

¿Son los Gig-workers contratistas independientes?

La clasificación adecuada puede resultar particularmente difícil para los “gig-workers” que trabajan para plataformas de contratación en línea como Uber, Lyft, TaskRabbit, Upwork, Postmates, y muchos otros. Los “gig-workers” suelen ser clasificados como contratistas independientes por sus plataformas de contratación en línea. El contrato de la plataforma de contratación suele contener una disposición en la que se establece que el gig-worker es un contratista independiente y que el trabajador está de acuerdo con su condición.

Sin embargo, hay un debate sobre si es correcto clasificar a los gig workers como contratistas independientes. En muchos casos, la clasificación de contratista independiente parece totalmente justificada. Esto es especialmente cierto en el caso de los trabajadores que tienen un gran control sobre su trabajo, por ejemplo, cuando la plataforma de contratación permite a los proveedores seleccionar o rechazar trabajos, establecer sus propias horas y pagos, y controlar otros aspectos de su trabajo. Por otra parte, algunas plataformas de contratación ejercen más control sobre la fijación de precios y las decisiones de asignación típicas de una relación independiente entre contratista y cliente.

Algunos estados, en particular California, han tratado de hacer mucho más difícil que los trabajadores temporales sean clasificados como contratistas independientes. Plataformas de contratación como Uber/Lyft están luchando duro contra estos esfuerzos. El resultado final: actualmente, si desea obtener trabajo a través de una plataforma de contratación en línea, lomás probable es que tenga que aceptar ser tratado como un contratista independiente.

Elija un nombre comercial.

Es una buena idea elegir un nombre comercial que pueda utilizar en sus facturas y tarjetas de negocios. Usar un nombre comercial en lugar de su propio nombre es percibido como mucho más profesional.

Dependiendo del nombre que elija, puede que tenga que registrarlo en gobernación. Cualquier empresa que no utilice el nombre legal de su propietario como parte de su nombre comercial debe registrarlo como un nombre comercial ficticio (llamado nombre ficticio o DBA – doing business as– en algunos estados). Esto permite a los clientes ponerse en contacto fácilmente con el propietario de la empresa para presentar una queja o emprender acciones legales contra ésta. Por ejemplo, Paul Cruz llama a su negocio de consultoría industrial “Cruz Consulting“. Debido a que el nombre del negocio no incluye su nombre completo, Paul debe registrarlo como un nombre de negocio ficticio.

Hay otras razones para registrar el nombre de su negocio. Primero, no podrá hacer cumplir ningún contrato que firme bajo un nombre no registrado. Segundo, muchos bancos no abrirán una cuenta bajo su nombre comercial a menos que usted proporcione pruebas de que ha registrado correctamente el nombre.

¿Puedo omitir este paso?

Si utiliza su nombre completo en el nombre de su empresa, no tiene que registrarlo. Por ejemplo, muchos contratistas que dirigen pequeñas empresas de servicios simplemente añaden una o dos palabras después de su nombre completo para obtener un nombre comercial, como Marcus Finn Editorial o Ryan Milligan Architectural Services. Usted puede empezar a usar un nombre como estos sin tener que hacer ningún tipo de trámite.

Cómo registrar su nombre comercial ficticio.

En la mayoría de los estados, incluyendo California, se registra el nombre ficticio de la empresa a nivel de condado, con el secretario del condado. Los diferentes condados suelen tener diferentes formas y tarifas para registrar un nombre. (En unos pocos estados, como Florida, se registra un nombre ficticio en una oficina estatal, como el Departamento de Estado).

Lo mejor que puede hacer es llamar a la oficina del secretario de su condado para averiguar sus procedimientos, requisitos y tasas.

Obtenga un certificado de registro de impuestos.

Muchas ciudades y condados exigen que todas las empresas, incluso las de un solo propietario o las que operan desde su casa, se registren ante el recaudador de impuestos local y obtengan un certificado de registro fiscal. Este certificado a veces se llama licencia de negocios o licencia comercial. Esencialmente se trata de un recibo del impuesto que debe pagar por el privilegio de hacer negocios en una ciudad, y nada más.

Si usted opera su negocio desde su casa, normalmente necesita obtener un certificado de registro de impuestos en la ciudad donde vive, incluso si ninguno de sus clientes está en esa ciudad. Contacte con el secretario de su ciudad para obtener una solicitud.

¿Puedo omitir este paso?

Algunos contratistas independientes no se registran, pensando que pueden permanecer fuera del radar del gobierno local. Pero considere esto: los certificados de registro fiscal son baratos, mientras que las penalizaciones por operar sin licencia pueden ser de cientos de dólares. Además, en algunos locales es un delito menor violar las ordenanzas de la ciudad al operar sin un certificado de registro fiscal.

Obtenga una Licencia Vocacional.

Dependiendo de su oficio, puede que también tenga que obtener una licencia profesional o vocacional. Por ejemplo, algunos estados dan licencias a mecánicos de autos, barberos, masajistas y agentes de bienes raíces. Pregunte a su asociación comercial o vaya al sitio web del gobierno de su estado para ver si necesita una licencia en particular.

Pague los impuestos estimados sobre la renta y el trabajo por cuenta propia.

A diferencia de los trabajadores, a quienes se les retienen los impuestos sobre la renta y otros impuestos (impuestos de Seguro Social y de Medicare) de sus cheques de pago, los contratistas independientes tienen que ocuparse de todos sus propios impuestos. Esto significa que tienen que apartar suficiente dinero para pagar sus propios impuestos cada año. Todos los contratistas independientes que ganen más de $ 400 dólares por año en actividades comerciales deben reportar sus ingresos comerciales al IRS.

Además, si su negocio es rentable, el IRS requiere que pague sus impuestos en cuatro cuotas durante el año, lo que se llama “impuestos estimados”. (Si va a obtener más de $ 3,000 dólares en ingresos brutos ajustados de actividades comerciales en cualquier año, planifique el pago de impuestos estimados).

¿Puedo omitir este paso?

Si tiene un trabajo de día (un empleo ordinario), puede evitar el pago de impuestos estimados pidiendo a su empleador que aumente los ingresos retenidos de su cheque de pago para compensar los impuestos que se adeudarán sobre los ingresos de su negocio.

Algunos contratistas independientes pequeños no pagan impuestos sobre sus ingresos de trabajo por cuenta propia o de consultoría. Pero antes de considerar la posibilidad de ocultar sus ingresos al IRS, debe saber que las multas y los intereses de los impuestos atrasados, especialmente los impuestos de los trabajadores autónomos, pueden ser bastante altos. Además, cualquier cliente que le pague más de $ 600 dólares en cheque o en efectivo en cualquier año calendario debe declarar los ingresos que le pagó al IRS, y el IRS revisará sus declaraciones de impuestos para ver si está declarando estos ingresos.

Es mejor tomar al toro por los cuernos y pagar solamente los impuestos sobre los ingresos de su negocio. Si es inteligente en cuanto a la deducción de sus gastos, es posible que no termine pagando impuestos sobre muchos ingresos: los contratistas independientes pueden deducir muchos más gastos que los empleados comunes, y a menudo reducen sus ingresos hasta en un 50% para fines tributarios. Además, a veces sus actividades comerciales pueden producir una pérdida fiscal que puede reducir sus ingresos gravables de otros trabajos.

Para establecerse como contribuyente independiente ante el IRS, simplemente comience a pagar impuestos estimados (Formulario 1040-ES, Estimated Tax for Individuals) y presente el Anexo C, Profit or Loss From Business, y el Anexo SE, Self-Employment Tax, junto con su declaración de impuestos del Formulario 1040 cada abril. Puede obtener estos formularios en el sitio web del IRS en www.irs.gov.

A medida que su negocio crezca.

Después de completar los tres pasos básicos descritos anteriormente, puede empezar a prestar servicios como contratista independiente. Una vez que empiece, estará dirigiendo un negocio legítimo.

Como propietario de una pequeña empresa, debe aprender los fundamentos de la contabilidad y la teneduría de libros, y es posible que también desee tomar medidas de comercialización, como la inclusión de su empresa en las Páginas Amarillas y la creación de un sitio web básico.