Muchos empresarios se preguntan por cuánto tiempo debe mantener los registros de su negocio. La respuesta depende en gran medida de a quién se le pregunte y a qué se refiere con “registros” de su negocio. El IRS establece algunas normas básicas de retención de registros fiscales. Sin embargo, los abogados, contadores, bancos y agencias gubernamentales parecen tener ideas diferentes sobre cuánto tiempo debe usted de conservar los registros comerciales, dependiendo de sus circunstancias comerciales individuales. En esta era digital, tanto los documentos en papel como los electrónicos deben ser considerados en sus planes de preservación de registros. Aquí hay algunas reglas básicas de retención y conservación de registros que debe considerar para su negocio.
Declaraciones de impuestos sobre la renta y documentación de respaldo.
Tiene sentido tener una copia final de las declaraciones de impuestos de su negocio y la correspondencia relacionada con el IRS permanentemente, para ayudarle a preparar declaraciones futuras o correcciones o aclaraciones de las pasadas. El IRS recomienda que usted mantenga documentos de respaldo que corroboren cualquier reclamo de ingresos o deducciones del negocio hasta que el “período de limitaciones” expire para esa declaración de impuestos. El período de limitación es el período de tiempo a partir de su fecha de presentación durante el cual usted podría corregir su declaración para obtener un crédito o un reembolso o el IRS podría buscarlo para cobrarle impuestos adicionales. Típicamente, el IRS puede ir tras su negocio por no reportar ingresos hasta 6 años después de su presentación si la cantidad es mayor al 25% de los ingresos brutos de su negocio. Bajo estas circunstancias, es posible que desee conservar sus registros de apoyo durante al menos 7 años, según las recomendaciones del IRS.
Registro de retenciones fiscales de sus empleados.
Si tiene trabajadores, el IRS le sugiere conservar todos los registros fiscales correspondientes a la retención fiscal hasta por 4 años después de la fecha en que se pagaron. Estos registros de retenciones fiscales incluyen datos tales como el número de identificación de su empleador (EIN), cantidades y fechas de pago de salario, anualidades y pensiones así como depósitos de impuestos, sus nombres, direcciones, números de seguro social, fechas de empleo y puesto. De igual manera, debe guardar los registros de las propinas asignadas y beneficios adicionales.
Registro de activos del negocio.
Si se trata de bienes comerciales, el IRS le recomienda conservar sus registros hasta que el período de limitaciones termine dependiendo del año en que usted dispuso de esos bienes. Estos registros le ayudarán a calcular las ganancias o pérdidas aplicables a la propiedad. Si la propiedad del negocio es un bien inmueble o un vehículo, guarde la escritura o el título del vehículo en un lugar seguro y protegido hasta que usted venda o disponga adecuadamente de esa propiedad.
Libros contables y otros documentos importantes.
Los CPAs (contadores públicos certificados) tienden a ser un grupo conservador. A menudo recomiendan que las empresas mantengan sus diarios, registros de pérdidas y ganancias, estados financieros, registros de cheques y libros de contabilidad permanentemente. Del mismo modo, los documentos comerciales relevantes, como los informes anuales, los estatutos sociales y las enmiendas, la información de la Junta Directiva, las actas de las reuniones anuales y los documentos de formación de empresas también deberían conservarse de forma permanente. Aparte de los registros de impuestos de apoyo, otros documentos como los libros de cuentas por pagar/deudores, facturas e informes de gastos deben conservarse por un mínimo de 7 años.
Expedientes de recursos humanos.
Usted puede tener gran cantidad de expedientes o archivos de trabajo relacionados con los trabajadores actuales y anteriores, así como de solicitantes de empleo de su empresa. Excluyendo los registros de retención fiscal, los archivos relacionados con los trabajadores activos deben ser retenidos mientras trabajen para usted y por lo menos 7 años después de que un trabajador activo haya dejado la empresa (renuncia o despido). Para cualquier solicitante de empleo que no haya sido contratado, conserve estos archivos durante al menos 3 años. Si un trabajador ha sufrido un accidente en el trabajo, considere retener esos registros por lo menos 7 años después de que el asunto fue finalmente resuelto o hasta 10 años después de que se pagaron los beneficios de compensación del mismo. Si un trabajador presentó un reclamo por discriminación contra su empresa, considere retener esos registros durante al menos 4 años después de que el caso haya concluido. Piense en mantener registros de los beneficios de los trabajadores como pagos de pensiones o planes de participación en las utilidades de manera permanente.
Cheques cancelados.
Los cheques cancelados sin un impuesto u otro propósito comercial de relevancia, normalmente pueden ser destruidos después de 7 años. Si un cheque cancelado es un documento de respaldo fiscal, entonces siga las reglas del IRS discutidas anteriormente.
Estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito.
Por lo general, estos registros también deben conservarse durante 7 años. Este período de retención puede ser más largo si se trata de documentos de respaldo para efectos fiscales. Sin embargo, si estos estados de cuenta no tienen un propósito comercial o fiscal importante, entonces considere retener los estados de cuenta anuales detallados de su negocio durante 7 años y deshacerse de los estados de cuenta mensuales subyacentes después de un año.
Puede haber ocasiones en las que deba suspender sus planes habituales de la eliminación de sus registros, por ejemplo cuando un litigo comercial es una probabilidad o está pendiente. Usted puede consultar con su abogado o experto en materia tributaria sus circunstancias individuales para que le aconseje lo mejor para su negocio, particularmente hablando de sus políticas de mantenimiento y disposición de registros. Para evitar el robo de identidad y proteger la información comercial confidencial, asegúrese de triturar o deshacerse de manera apropiada la documentación.