Pasos para crear una empresa en California

A continuación le decimos todo lo que necesita saber para crear su empresa en California.

1. Elija el nombre de la empresa.

El nombre de su empresa no debe ser igual o similar a un nombre ya existente en los registros de la Secretaría de Estado de California. El nombre de su empresa puede incluir las palabras “Corporation“, “Incorporated” o “Limited” o la abreviatura de cualquiera.

Usted puede solicitar una revisión preliminar gratuita para verificar la disponibilidad del nombre. Para ello, debe enviar una Carta para Consulta de Disponibilidad de Nombre a la Oficina del Secretario del Estado de California, en Sacramento, por vía correo postal. No se aceptan consultas por correo electrónico.

Se puede reservar un nombre durante 60 días presentando un formulario de solicitud de reserva de nombre ante el Secretario de Estado y pagando una tarifa de $10 dólares. El formulario debe hacerse llegar por correo o ser entregado personalmente.

2. Prepare y presente los formularios de artículos de incorporación.

Para crear su empresa legalmente debe presentar los formularios de artículos de incorporación ante el Secretario de Estado de California. Los formularios deben incluir el nombre de la compañía, el propósito, el nombre y la dirección de su agente de representación (no una dirección de casilla de correo). También debe incluir el número de acciones que la empresa está autorizada a emitir. Todos los formularios deben incluir la dirección y el apartado postal de la empresa. La cuota de presentación es de $100 dólares. Los formularios deben hacerse llegar por correo postal o en persona.

3. Nombrar un agente registrado.

Un agente registrado es una persona o empresa que acepta recibir documentos legales en nombre de la empresa en caso de ser demandada. Una compañía no puede servir como su propio agente registrado. Previa a su designación el agente debe aceptar recibir el servicio del proceso en nombre de su empresa.

El agente puede ser: (1) una persona que reside en California, o (2) un agente corporativo que ha presentado ante el Secretario de Estado un certificado de conformidad con la Sección 1505 del Código de Corporaciones de California (Certificate Pursuant to Section 1515, California Corporations Code). El agente debe tener una dirección física en California, no un apartado postal. Las pequeñas corporaciones suelen nombrar a un director o funcionario para que actúe como agente inicial. La Secretaría de Estado mantiene una lista de proveedores privados que pueden actuar como el agente registrado.

4. Destine un libro para sus registros corporativos.

En este libro conservará todos los documentos importantes de su empresa, incluyendo las minutas de las reuniones de directores y accionistas, certificados de acciones y recibos de certificados de acciones. Mantenga su libro de registros corporativos en la oficina principal de su empresa. Puede usar una carpeta de tres aros o puede adquirir un kit especial de registros corporativos.

5. Prepare los estatutos empresariales.

Los estatutos son un documento corporativo interno que establece las reglas básicas para el funcionamiento de su empresa. Estos estatutos no se presentan ante el Estado. Su empresa no está legalmente obligada a tener estatutos empresariales, pero debe adoptarlos porque (1) establecen las reglas operativas de su negocio y (2) ayudan a los bancos, acreedores, el IRS y otros a reconocer que su empresa es legítima.

6. Nombre a sus Directores Corporativos.

El incorporador (la persona que firmó los formularios de artículos), debe designar a los directores corporativos que formarán parte de la junta directiva hasta la primera reunión anual de accionistas (cuando los miembros de la junta que servirán para el próximo mandato sean elegidos por los accionistas). El incorporador debe completar el formulario “Declaración del incorporador” que contenga los nombres y direcciones de los directores corporativos. Asimismo, es tarea del incorporador debe firmar la declaración y colocar una copia en el libro de registros corporativos. La declaración no necesita ser presentada ante el Estado.

7. Celebre su primera reunión de la Junta Directiva.

La primera reunión de la junta directiva de su empresa debe realizarse para que los directores pueden designar funcionarios corporativos, adoptar estatutos, seleccionar un banco corporativo, autorizar la emisión de acciones, establecer el año fiscal de la corporación y adoptar un formulario oficial de certificado de acciones y sello corporativo. Las acciones de los directores deben registrarse en actas corporativas preparadas por el incorporador o por cualquiera de los directores. Además, si la empresa será del tipo S, los directores deben aprobar la elección del estado de corporación S. Por lo general, es necesario preparar la minuta de esta reunión dentro de las dos semanas siguientes y enviar a todos los directores para que la firmen.

8. Emisión de acciones.

Aunque no es legalmente requerido en la mayoría de los estados, las pequeñas empresas generalmente emiten certificados de acciones en papel. Coloque el nombre e información de contacto de cada accionista en el libro de contabilidad de transferencia de acciones de la empresa.

Una parte de las acciones en su empresa es considerada como garantía según las leyes de valores estatales y federales que regulan la oferta y venta de acciones corporativas. Sin embargo, el gobierno federal y todos los estados eximen a la mayoría de las empresas pequeñas de estas leyes. Por ejemplo, la ley federal exime las “ofertas privadas” una venta no anunciada a un número limitado de personas (generalmente 35 o menos). La mayoría de los estados han promulgado sus propias versiones de esta exención de la SEC.

9. Cumpla con los requisitos fiscales de California.

Todas las empresas locales y extranjeras que hacen negocios en California deben pagar los impuestos de California a la Junta de Impuestos de Franquicias de California (California Franchise Tax Board).

Impuesto mínimo anual. Se debe pagar un impuesto mínimo anual de $800 dólares durante el primer trimestre de cada período contable, ya sea que la empresa esté activa, opere con pérdidas o no haga negocios. Para las empresas nuevas que califican o que se incorporan a la Secretaría de Estado, el impuesto se mide en función de sus ingresos del primer año y está sujeto a los requisitos de estimación. Para todos los años subsiguientes, el impuesto mínimo es de $800 dólares.

Impuestos adicionales. Toda empresa con ingresos por encima de ciertos niveles debe pagar una tarifa adicional basada en su ingreso anual total.

Procedimientos para la declaración. Las empresas regulares deben presentar el Formulario 100 de California, Franquicia de la Corporación o Declaración del Impuesto sobre la Renta, antes del día 15 del tercer mes después del cierre de su año fiscal. Las empresas que han optado por pagar impuestos como corporaciones S presentan el Formulario 100S, Franquicia de la Corporación S de California o la Declaración del Impuesto sobre la Renta. Para detalles y formularios, visite el sitio web de la Junta de Impuestos de Franquicias de California.

10. Cumpla con otros requisitos fiscales y reglamentarios.

Otros requisitos fiscales y reglamentarios incluyen:

EIN. Su empresa debe obtener un número de identificación de empleador federal (EIN). Puede obtener un EIN llenando la solicitud en línea en el sitio web del IRS. No hay cuota de presentación.

Presentación de la Corporación S. Si la compañía desea elegir el estado de la corporación S para fines fiscales, debe presentar el Formulario 2553 para Pequeñas Empresas (firmada por todos los accionistas). El formulario debe presentarse dentro de los dos meses y 15 días posteriores al inicio del primer año fiscal de la corporación.

Licencias comerciales. Dependiendo de su tipo de negocio y de su ubicación, es posible que su empresa necesite obtener otras licencias comerciales locales y estatales. Puede verificar esta información aquí.

Departamento de Desarrollo de Empleo de California. Toda empresa en California está sujeta a los requisitos de impuestos de nómina del estado si paga salarios de más de $100 dólares en cualquier trimestre calendario. Esta regla se aplica incluso si una compañía opera sin empleados, excepto por el presidente corporativo. El Departamento de Desarrollo de Empleo de California emite números de cuenta de empleadores (a veces llamados números de identificación de empleadores estatales o SEIN) y administra los impuestos de nómina de California, incluidos el Seguro de Desempleo, el Impuesto de Capacitación Laboral, el Seguro de Discapacidad del Estado y la retención del Impuesto sobre la Renta de California. Para más detalles, consulte el sitio web de EDD.

11. Presente una declaración de información.

Toda empresa en California y corporación extranjera registrada en California debe presentar una Declaración de información ante el Secretario de Estado:

• dentro de los 90 días posteriores a la presentación de los Formularios de Artículos de Incorporación, y
• cada año en lo sucesivo, durante el período de presentación aplicable (el período de presentación es el mes calendario durante el cual se presentaron los Formularios de Artículos de Incorporación originales y los cinco meses calendarios anteriores).

Las empresas en California deben presentar el Formulario SI-200. Las empresas extranjeras presentan el formulario SI-350. Ambos pueden completarse y consignarse en línea e imprimirse para ser enviados por correo postal o ser entregados personalmente. La cuota de presentación es de $25 dólares.

12. Corporaciones extranjeras que hacen negocios en California

Para hacer negocios en California, todas las empresas conformadas fuera del estado deben registrarse ante la Secretaría de Estado. Las compañías extranjeras deben designar un agente registrado para el servicio del proceso ubicado físicamente en California. Para registrarse, presente el Formulario de Declaración y Designación por Corporación Extranjera. El formulario puede ser enviado por correo postal o entregado personalmente. A partir del 1 de enero de 2013, cuando se registre para hacer negocios en California, debe proporcionar la dirección de la oficina principal de negocios de su empresa en California, si tiene una. La cuota de presentación es de $100 dólares.

Si el nombre de la corporación extranjera no está disponible para su uso en California, la compañía deberá operar bajo un nombre falso, un nombre que no será el verdadero nombre corporativo. Anote este nombre asumido en la declaración.

El formulario completo debe ir acompañado de un certificado de buena reputación del estado de origen de la empresa extranjera, con una fecha no superior a seis meses antes de la presentación de la declaración.