Desde licencias y permisos hasta impuestos y seguros, aprenda todo lo que necesita saber para poder ejercer la actividad comercial en Texas.
Decida su figura legal.
Las estructuras o figuras legales más comunes para pequeños negocios son:
- Propietario único
- Compañía (asociación)
- Sociedad de responsabilidad limitada (LLC), y
- Corporación
También existen versiones especiales de algunas de estas estructuras, como las sociedades limitadas y las corporaciones S. Deberá considerar qué estructura de entidad comercial ofrece el tipo de protección de responsabilidad civil que desea y los mejores beneficios fiscales, financieros y de financiamiento para usted y su negocio.
Escoja un nombre.
En el caso de las LLC y las corporaciones, tendrá que comprobar que su nombre se distingue de los nombres de otras entidades comerciales que ya están registradas en la Secretaría de Estado de Texas (SOS). Puede comprobar los nombres disponibles haciendo una búsqueda de nombres en el sitio web de SOSDirect. Usted puede reservar un nombre disponible hasta por 120 días al presentar una solicitud de reserva o renovación de reserva del nombre de una entidad con el SOS de Texas. Hay ciertos requisitos de nombre para LLCs y corporaciones (como incluir una palabra como “LLC” para las LLCs o “Company” para corporaciones).
¿Es su negocio una empresa de propietario único o una sociedad colectiva que utiliza un nombre de negocio que es diferente del nombre del propietario del negocio (para una empresa de propietario único) o de los nombres de los socios individuales (para una sociedad colectiva)? Si es así, usted debe registrar el nombre de negocio asumido o ficticio con el secretario del condado en donde usted ejercerá la actividad comercial.
Si usted planea hacer negocios en línea, usted puede querer registrar el nombre de su negocio como un nombre de dominio. Además, para evitar problemas de infracción de marcas comerciales, debe hacer una verificación de marcas comerciales federales y estatales para asegurarse de que el nombre que desea utilizar no es igual o demasiado similar a un nombre que ya está en uso. Vea el sitio de SOS de Texas para los formularios necesarios para reservar y registrar un nombre.
Cree su entidad comercial.
- Propietario único: Para establecer una empresa de propietario único en Texas, no es necesario presentar ningún documento organizativo en el estado.
- Asociaciones: Para crear una sociedad general en Texas, no es necesario presentar ningún documento organizativo en el estado. Aunque no se requiere legalmente, todas las sociedades deben tener un acuerdo de sociedad por escrito. El acuerdo de sociedad puede ser muy útil si alguna vez hay una disputa entre los socios. Para formar una sociedad de responsabilidad limitada (a menudo utilizada por profesionales), usted debe presentar un formulario con el SOS de Texas.
- LLCs: Para crear una LLC en Texas, usted debe presentar un Certificado de Formación (Certificate of Formation) con el SOS de Texas. También tendrá que nombrar a un agente registrado en Texas para el servicio procesal. Además, aunque no es requerido por la ley, usted también debería preparar un acuerdo operativo para establecer las reglas básicas sobre cómo su LLC funcionará. El acuerdo operativo debe presentarse ante el estado. Para obtener más información, lea Cómo conformar una LLC en Texas.
- Corporaciones: Para crear una corporación en Texas, usted debe presentar un Certificado de Formación (Certificate of Formation) con el SOS de Texas. También tendrá que nombrar a un agente registrado en Texas para las notificaciones procesales. Aunque no se requiere legalmente, también debe preparar los estatutos para establecer las reglas de operación internas de su corporación. Los estatutos no se deben presentar ante el estado. Las corporaciones S deben también presentar el formulario 2553 del IRS, Election by a Small Business Corporation, con el IRS.
Licencias y permisos.
- Registro fiscal. Si va a vender bienes en Texas, debe solicitar un permiso de impuesto sobre la venta al Comptroller of Public Accounts (CPA). En términos más generales, cualquier negocio que opere en Texas debe registrarse con el CPA. Puede registrarse en línea o en papel.
- EIN. Si su negocio tiene empleados o se le cobran impuestos por separado de sus impuestos personales, debe obtener un Employer Identification Number (EIN) del IRS. Aunque no sea obligatorio, a menudo hay razones de peso para hacerlo. Los bancos a menudo requieren un EIN para abrir una cuenta a nombre del negocio y otras compañías con las que usted hace negocios pueden requerir un EIN para procesar sus pagos. Usted puede obtener un EIN al llenar una solicitud en línea en el sitio Web del IRS. No hay ningún cargo de presentación.
- Licencias y permisos reglamentarios. Estos cubren áreas tales como:
- Sanidad y seguridad
- Medio ambiente
- Construcción y la edificación
- Industrias o servicios específicos
Puede encontrar orientación sobre licencias y permisos estatales en la página web del SOS Guides and Resources. Muchas licencias y permisos de negocios en Texas se emiten a nivel de ciudad o condado. Para obtener información sobre estas licencias y permisos locales, consulte los sitios web de las ciudades o condados en los que hará negocios.
- Licencias profesionales y ocupacionales. Estos cubren a las personas que trabajan en varios campos. El Texas Department of Licensing and Regulation maneja las licencias para ciertas profesiones e industrias especializadas. Los negocios que proveen servicios profesionales generalmente deben solicitar un Certificate of Authority a través de la Secretaría de Estado. Usted puede presentar la solicitud a través del sitio web de SOSDirect.
Ubicación y zonificación del negocio.
Usted tendrá que elegir una ubicación para su negocio y comprobar las regulaciones locales de zonificación. Eso incluso si trabaja desde su casa. Puede encontrar las regulaciones de zonificación de su condado o ciudad revisando municode.com.
Impuestos y declaraciones.
Debido a que Texas no tiene un impuesto sobre la renta personal, los dueños de algunas figuras mercantiles no deberán pagar impuestos estatales sobre los ingresos de su negocio.
Propietarios únicos. Los propietarios únicos pagan impuestos federales sobre los ingresos de sus negocio como parte de sus declaraciones de impuestos federales personales.
Asociaciones. Los socios pagan impuestos federales sobre los ingresos de la sociedad. Además, la mayoría de las sociedades de Texas están sujetas al impuesto de franquicia del estado, pero sólo deben pagar el impuesto si los ingresos totales exceden una cierta cantidad. Las asociaciones de responsabilidad limitada (LLP) y ciertas sociedades limitadas (LP) deben presentar un informe anual con el SOS.
LLC. Los miembros pagan impuestos federales sobre su parte de los ingresos de la LLC. Las LLCs mismas están sujetas al impuesto de franquicia del estado, pero sólo deben el impuesto si el ingreso total excede una cierta cantidad. A diferencia de otros estados, Texas no exige que las LLCs presenten un informe anual.
Corporaciones. Un accionista-empleado asalariado debe pagar el impuesto federal sobre la renta en su declaración personal de impuestos federales. La corporación misma está sujeta al impuesto de franquicia del estado.
Aparte de los impuestos de Texas, hay impuestos federales sobre la renta y los impuestos de los empleadores. Consulte las publicaciones del IRS 334, Guía de Impuestos para Pequeños Negocios, y 583, Contribuyentes que Inician un Negocio, disponibles en irs.gov.
Seguro.
El seguro es una buena idea para la mayoría de los tipos de negocios. Aunque el seguro a menudo está regulado a nivel estatal, los tipos de seguro comercial disponibles son generalmente similares en los cincuenta estados.