El nombre de su negocio es uno de sus activos más importantes. Una vez que haya hecho el trabajo de elegirlo y asegurarse que está disponible para su uso, querrá protegerlo de todas las maneras posibles. Esto significa seguir las leyes locales y estatales que rigen cuándo debe registrar un nombre comercial ficticio (assumed name). También significa solicitar la protección de la marca comercial a nivel estatal y federal, si procede.
Registrando el nombre de una corporación, LLC, o sociedad limitada.
Si su negocio está organizado como una corporación, LLC, o sociedad limitada, en la mayoría de los estados el nombre queda registrado automáticamente cuando presenta sus artículos de incorporación, artículos de organización o declaración de sociedad limitada en la oficina de registro de su estado. Esto asegura que ninguna otra corporación, LLC o sociedad limitada en su estado podrá utilizar el mismo nombre que usted.
Sin embargo, aunque su nombre comercial oficial se registra automáticamente, si planea vender productos o servicios bajo un nombre diferente, debe presentar un certificado de nombre falso o una declaración de nombre ficticio. Esto también es necesario si desea utilizar su nombre de LLC sin el sufijo “Limited Liability Company” o “LLC”. Por ejemplo, una sociedad de responsabilidad limitada organizada formalmente como “GameWorld, LLC” que planea hacer negocios como “Games and More” o simplemente “GameWorld“, tendrá que presentar un certificado de nombre falso o una declaración de nombre ficticio.
En la mayoría de los estados, una LLC presenta un certificado de nombre falso o una declaración de nombre ficticio ante el Secretary of State or Department of Corporations. Sin embargo, en algunos estados, como Massachusetts, una LLC necesita presentar un certificado de doing business as (d/b/a) ante su secretario municipal.
Para saber en dónde se debe de presentar su certificado de nombre ficticio o una declaración de la misma índole visite Register Your Fictitious or Doing Business As” (“DBA”) Name en la pagina web del U.S. Small Business Administration.
Registrando un nombre ficticio comercial.
Toda empresa que no utilice su nombre legal (el nombre oficial de la persona o entidad propietaria de la empresa) como parte de su razón social debe cumplir con los requisitos de denominación social ficticia o supuesta. Esto significa registrar el nombre ante una agencia gubernamental; a veces con el estado, pero normalmente es la oficina del secretario municipal.
¿Por qué tiene que registrar su nombre comercial ficticio?
A los estados les gusta llevar un registro de nombres comerciales ficticios por un par de razones. La primera es para evitar la confusión de los clientes entre dos negocios locales que usan el mismo nombre. La otra es para dar a los clientes una forma rápida de identificar al propietario de una empresa sin tener que contratar a un investigador privado. Esto permite a los clientes ponerse en contacto fácilmente con los dueños ya sea para entablar una queja, denuncia o tomar otras medidas legales contra ellos.
Hay muchas razones para no desestimar este requisito, siendo la más práctica el hecho de que muchos bancos no podrán dar apertura una cuenta a nombre de su empresa a menos que usted tenga pruebas de que ha registrado correctamente la razón social. Y, lo que es aún más importante, no podrá hacer cumplir ningún contrato que firme bajo ese nombre. Finalmente, si no registra su nombre comercial, no estará avisando a otras empresas de que este ya está en uso. Si una empresa de la competencia no se entera de que usted ya está usando el nombre, puede tomarlo y podría quitarle incluso parte de su negocio.
Como registrar su nombre comercial ficticio.
En algunos estados se registra el nombre comercial ficticio de la empresa en la Secretaría de Estado u otra agencia estatal, pero en la mayoría de los estados, incluyendo California, se registra a nivel condado. El resultado es que cada condado de su estado puede tener diferentes formas y tarifas para registrar un nombre. Lo mejor que puede hacer es llamar a la oficina del secretario del condado para averiguar sus procedimientos, requisitos y costos.
Aunque los procedimientos varían, suele ser bastante fácil registrar un nombre comercial ficticio. Muchos estados requieren que empiece buscando en la base de datos de nombres comerciales del condado o del estado para asegurarse de que no está intentando registrar un nombre que ya está en uso. Una vez que esté seguro de que el nombre está disponible, debe obtener un formulario de registro de nombre (por teléfono, presencialmente o en el sitio web de la oficina) y presentarlo con el costo de registro correspondiente (normalmente de $10 a $50 dólares). Por último, dependiendo de la legislación de su estado, es posible que tenga que publicar el nombre en un periódico y luego presentar una declaración jurada (a veces llamada prueba de publicación) al secretario del condado o a la agencia estatal para demostrar que ha cumplido con el requisito. Su periódico local debería poder ayudarle con esta presentación en caso de que sea requisito en su estado.
Registro del nombre de su empresa como marca comercial.
Registrar su nombre como marca comercial no es un requisito, pero el hacerlo le brinda protección en caso de que la competencia trate de usar su nombre, o uno confusamente similar.
El registro de su nombre como marca comercial en su estado puede ayudar a evitar que otra empresa del mismo estado utilice un nombre que pueda confundirse con el suyo. Pero si planea comercializar su servicio o producto en más de un estado, o a través de fronteras territoriales o internacionales, es prudente presentar también una solicitud de protección de marca federal. Registrar su nombre comercial en la U.S. Patent and Trademark Office pone al resto del país sobre aviso de que el nombre ya está tomado, y facilita la defensa de su nombre contra posibles infractores.