Esto es lo que necesita saber si está dirigiendo un negocio durante la pandemia de COVID-19.
A partir de mediados de marzo de 2020, gran parte de los Estados Unidos cerró debido a la propagación del coronavirus y la enfermedad que causa, conocida como COVID-19. Los gobiernos estatales y locales se han movilizado para hacer cumplir las medidas de “distanciamiento social” destinadas a frenar la propagación del virus y dar tiempo al sistema de salud para prepararse.
Algunos empleadores se movieron rápidamente para preparar a sus trabajadores para el trabajo a distancia. Otros, en particular los de las industrias consideradas esenciales, han tratado de proteger la seguridad de sus trabajadores mientras siguen trabajando como de costumbre. Sin embargo, todos los empleadores necesitan orientación a través de estos extraordinarios desafíos.
Por lo menos tres fuentes a nivel federal pueden ofrecerle orientación. Varias leyes existentes juegan un papel importante en las obligaciones de los empleadores con sus empleados, sus clientes y otros. Entre ellas se incluyen las leyes que conceden licencias con fines médicos, que regulan las preguntas que los empleadores pueden hacer sobre las condiciones médicas de los trabajadores y que otorgan al gobierno una autoridad adicional en casos de emergencia.
El Congreso también aprobó una ley de emergencia que prevé la concesión de licencias por enfermedad remuneradas a determinados trabajadores. Por último, los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC por sus siglas en inglés) han publicado directrices para los empleadores.
Licencia médica pagada y no pagada.
El 18 de marzo de 2020, el presidente firmó la Ley de Respuesta al Coronavirus de Familias Primero (FFCRA por sus siglas en inglés). Además de proporcionar créditos a varios programas federales para ayudar con la respuesta del gobierno al coronavirus, el proyecto de ley incluye disposiciones temporales para la licencia médica con o sin sueldo bajo la ley federal.
La parte del proyecto de ley conocida como Ley de Expansión de la Licencia Familiar y Médica de Emergencia (EFMLA por sus siglas en inglés) hace lo que su nombre sugiere y amplía las disposiciones de la licencia sin sueldo de la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA por sus siglas en inglés). Otra parte, la Ley de Licencia por Enfermedad Pagada de Emergencia (EPSLA por sus siglas en inglés), requiere que los empleadores cubiertos proporcionen licencia por enfermedad pagada a los empleados. Ambas partes de la FFCRA expiran el 31 de diciembre de 2020, a menos que el Congreso indique lo contrario.
Tamaño de la empresa.
No todos los empleadores y trabajadores se verán afectados por la FFCRA. Tanto la FFCRA como la EPSLA sólo se aplican a los empleadores con menos de 500 colaboradores. Esto significa que los grandes empleadores no están obligados a proporcionar licencias por enfermedad con goce de sueldo, ni están sujetos a las disposiciones ampliadas de licencias por enfermedad sin goce de sueldo.
En virtud de la FMLA, los trabajadores de los grandes empleadores pueden seguir disfrutando de hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo, siempre que cumplan los requisitos de elegibilidad. Para tener derecho a ella, el trabajador debe haber trabajado para el empleador un número mínimo de horas durante los 12 meses anteriores.
La FMLA sólo se aplica a los empleadores con un mínimo de 50 empleados. La EFMLA y la EPSLA no establecen un número mínimo de trabajadores, pero ambas permiten una exención por dificultades económicas a las empresas con un máximo de 50 empleados. Esas empresas pueden solicitar una exención cuando el cumplimiento de cualquiera de las partes de la ley “ponga en peligro la viabilidad de la empresa como negocio en marcha”.
Propósito de la licencia médica y cuánto recibirán los trabajadores.
El EFMLA y el EPSLA permiten a los trabajadores tomar licencia en tres situaciones diferentes. La cantidad que recibirá depende del propósito por el cual se toma la licencia:
- Cuarentena, aislamiento o tratamiento por exposición o síntomas de COVID-19. Dos semanas de licencia con sueldo completo con un máximo diario de $ 511 dólares, seguido de 12 semanas de licencia sin sueldo bajo el FMLA (si es elegible).
- Cuidar de un familiar en cuarentena o enfermo. Dos semanas de licencia pagada a la tasa de pago usual o al salario mínimo, lo que sea mayor, seguidas de doce semanas de licencia no pagada bajo el FMLA (si es elegible).
- Cuidar de un niño debido al cierre de escuelas y guarderías. Dos semanas de licencia pagadas a la tasa usual de pago o salario mínimo, dos semanas de licencia no pagadas, y diez semanas de licencia pagadas a 2/3 de la paga con un máximo diario de $ 200 dólares.
Declaraciones de emergencia.
El presidente, los gobernadores de los estados y ciertos funcionarios locales tienen la autoridad de declarar el estado de emergencia. Al hacerlo se activan varios recursos, como los que ofrece la Agencia Federal de Manejo de Emergencias (FEMA por sus siglas en inglés). También puede permitir a los funcionarios a nivel estatal y local limitar el horario de ciertos negocios e inclusive, ordenar su cierre. Muchos gobernadores y alcaldes han declarado emergencias en sus jurisdicciones. El presidente declaró una emergencia a nivel nacional debido al coronavirus el 13 de marzo.
Los funcionarios locales y estatales pueden tener la autoridad para hacer cumplir las cuarentenas. Incluso si no se ha ordenado el cierre de un negocio, un estado de emergencia podría impedir que los empleados lleguen al trabajo por causas ajenas a su voluntad. El conjunto de leyes y reglamentos de emergencias estatales y locales son demasiado amplios para enumerarlos aquí, pero los empleadores deben estar al tanto de las declaraciones de emergencia en su zona.
Guía de los CDC para los empleadores.
El CDC ha puesto a disposición en su sitio web la “Guía provisional para empresas y empleadores”. La página se basa en la información proporcionada por la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA por sus siglas en inglés) en un documento titulado “Guía de preparación de los lugares de trabajo para COVID-19”. El CDC ofrece recomendaciones para los empleadores en tres áreas:
Reducción de la transmisión entre empleados.
El CDC aconseja a los empleadores que empiecen a prepararse antes de que los empleados muestren síntomas. Los empleadores deben identificar las formas en que los empleados podrían estar expuestos al coronavirus en el trabajo, y trabajar para reducir esos riesgos.
Los empleadores también deben educar a sus colaboradores sobre el riesgo de transmisión, los diferentes niveles de riesgo basados en factores como la edad y la salud subyacente, los métodos para mantener un ambiente de trabajo limpio y prácticas como el lavado de manos regular. Los empleadores deberían separar a los trabajadores que muestren posibles síntomas, y deberían alentar a aquellos con posible exposición o síntomas a que se queden en casa.
Manteniendo las operaciones comerciales durante la pandemia del Coronavirus.
Las empresas deben elaborar un plan para mantener las operaciones en la medida de lo posible y al mismo tiempo promover la salud de sus empleados. El CDC recomienda implementar o mantener políticas flexibles de licencia por enfermedad que puedan adaptarse a las últimas directrices de los funcionarios de salud pública. Los empleadores no deberían exigir una nota médica o una prueba COVID-19 positiva, ya que esos requisitos no son prácticos dadas las cargas actuales del sistema de salud.
El “distanciamiento social” debe convertirse en una parte crítica de las operaciones comerciales siempre que sea posible. Las empresas también deben planificar la forma de adaptar sus prácticas comerciales en caso de que se produzcan interrupciones en las cadenas de suministro o de que haya un gran ausentismo debido a enfermedades, cuarentenas o cierres de escuelas.
Mantener un ambiente de trabajo saludable.
Además de alentar a los trabajadores a lavarse las manos con frecuencia y a quedarse en casa si presentan síntomas, los empleadores deberían proporcionar los recursos necesarios para que los empleados puedan seguir estas recomendaciones con facilidad. Esto puede incluir una mayor ventilación en el lugar de trabajo, un amplio suministro de jabón y desinfectante para las manos, y la limpieza y desinfección regular de las áreas y superficies de uso extensivo.
Leyes sobre la discriminación en el empleo.
A los empleadores les interesa proteger la salud de sus trabajadores. También tienen la obligación, en virtud de leyes federales como la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA por sus siglas en inglés), de evitar la discriminación por motivos de discapacidad y de proporcionar ajustes razonables para permitir que los trabajadores con discapacidades realicen su trabajo.
Los empleadores no pueden, por ejemplo, indagar sobre el historial médico de un trabajador o solicitante de empleo de manera que lleve a un tratamiento desigual basado en una discapacidad. El COVID-19 no es, en sí, una discapacidad en el sentido de la ADA, pero los empleadores deben ser cautelosos en la forma en que examinan la enfermedad.
La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC por sus siglas en inglés) ha preparado una guía para los empleadores sobre lo que pueden hacer sin violar la ADA. En términos generales, los empleadores pueden preguntar a los trabajadores que llaman para avisar de sus síntomas, y pueden examinar a los solicitantes de empleo en busca de síntomas de COVID-19, siempre y cuando lo hagan de manera uniforme para todos los empleados o solicitantes de empleo. Pueden retrasar la fecha de inicio de una nueva contratación debido a la presencia de síntomas de COVID-19.
Durante el proceso de contratación, la EEOC establece que los empleadores pueden preguntar sobre el historial médico relacionado con COVID-19 después de hacer una oferta condicionada de empleo, y pueden retirar esa oferta si concluyen que el individuo no podría integrarse al lugar de trabajo de forma segura. Una vez más, los empleadores deben aplicar estas prácticas de manera uniforme.
Contacte con un abogado.
Si es un empleador con preguntas sobre cómo navegar por las aguas inexploradas de COVID-19, no está solo. Contacte a un abogado con experiencia en leyes laborales en su área para que lo guíe. La mayoría de las oficinas de abogados continúan operando remotamente durante la crisis.