Elija el nombre para su LLC.
Según la legislación de Alabama, el nombre de una LLC debe contener las palabras “Limited Liability Company” o las abreviaturas “LLC” o “L.L.C.”. El nombre de su LLC no puede contener una palabra o frase que indique o implique que está organizada para un propósito no contenido en sus artículos de organización.
El nombre de su LLC debe ser distinguible de los nombres de otras entidades comerciales ya presentadas ante la Secretaría de Estado de Alabama. Debe reservar el nombre de su LLC ante la Secretaría de Estado antes de presentar los documentos de constitución de su LLC. Puede hacerlo en línea por una cuota de $28 dólares. La disponibilidad del nombre propuesto se comprobará automáticamente y recibirá su reserva de nombre inmediatamente al finalizar el proceso. Alternativamente, puede enviar un formulario Name Reservation Request Form for Domestic Entities (Solicitud de reserva de nombre para entidades domésticas) por correo postal a la oficina de la Secretaría de Estado de Alabama. Esto requiere el pago de una cuota de $10 dólares. Antes de presentar el formulario, debe buscar en la base de datos de nombres de la Secretaría de Estado de Alabama para asegurarse de que el nombre propuesto esté disponible.
Usando un nombre o marca comercial (Trade Name).
Usted no necesita usar el nombre legal registrado en los artículos de organización de su LLC al momento de ejercer la actividad comercial. Puede, en su lugar, usar un nombre comercial llamado también DBA (doing business as), o nombre comercial asumido o ficticio. Para poder hacerlo en Alabama, usted simplemente debe usar su nombre comercial para identificar su LLC en el estado. Usted deberá también presentar un formulario Register Trade Name In Alabama (registro de nombre comercial en Alabama) ante la Secretaría del Estado por correo postal y pagar $30 dólares. El registro del nombre comercial no es obligatorio ni conlleva derechos legales, pero si alerta a otros posibles interesados que el nombre ya está “ocupado”.
Nombre un agente registrado.
Cada LLC de Alabama debe tener un agente para el servicio procesal en el estado. Este es un individuo o corporación que está de acuerdo en aceptar documentos legales en nombre de la LLC si es esta es demandada. El agente debe estar de acuerdo en aceptar el servicio procesal en nombre de la compañía de responsabilidad limitada antes de su designación. El agente registrado puede ser (1) un individuo que resida en Alabama, (2) una entidad de negocios de Alabama, o (3) una entidad de negocios foránea con oficinas en Alabama.
Presentación del Certificado Formación ante el Tribunal de Sucesiones del Condado (Probate Court).
Una LLC de Alabama se crea mediante la presentación de un Certificado de Formación. A diferencia de la mayoría de los otros estados, el certificado no se presenta ante la Secretaría de Estado. En su lugar, debe presentarse por correo postal ante la Oficina del Juez de Sucesiones del condado donde se encuentra la sede inicial de su LLC. El Juez de Sucesiones archiva el formulario y le proporciona una copia sellada. El tribunal transmite entonces el certificado a la Secretaría del Estado junto con su tarifa. Una lista de los nombres y direcciones de los jueces de sucesión de cada condado de Alabama se puede encontrar en el sitio web de la Secretaría de Estado de Alabama.
El certificado de formación de la LLC debe de contener la siguiente información:
- el nombre de la LLC,
- el nombre y la dirección del agente registrado de la LLC,
- una indicación en la casilla correspondiente para determinar si la LLC es en serie, profesional o sin fines de lucro,
- la fecha efectiva en que la LLC iniciará actividades en caso que esta sea distinta a la fecha de presentación del Certificado de Formación,
- la firma del organizador o el notario por defecto.
Una copia de la reservación de nombre de la Secretaría de Estado debe ser adjuntada. El costo de presentación es de $100 dólares más un costo adicional por la presentación ante los Juzgados de Sucesiones del Condado de $50 dólares.
Prepare un acuerdo de operación.
En Alabama no se requiere un acuerdo de operación de la LLC, pero es muy aconsejable contar con uno. Este es un documento interno que establece cómo será dirigida su LLC. En esta se establecen los derechos y responsabilidades de los miembros y gerentes, incluyendo cómo será administrada la LLC. También puede ayudar a preservar su responsabilidad limitada al demostrar que su LLC es realmente una entidad comercial independiente. En ausencia de un acuerdo de operación, la ley estatal regirá el funcionamiento de su LLC.
Presente su declaración de impuestos estatal o informe anual.
Alabama requiere que las LLCs presenten una declaración de impuestos y un informe anual combinados ante el Department of Revenue cada año. El reporte inicial (Formulario BPT-IN) vence dos meses y medio después de la formación de su LLC. Los informes subsecuentes (Formulario PPT) deben ser entregados en o antes de tres meses y medio después del comienzo del año fiscal de su LLC. Se debe pagar un impuesto mínimo de $100 dólares anualmente. Para detalles y formularios de impuestos, vea el sitio web del Department of Revenue de Alabama.
En algunos casos, por ejemplo si va a vender bienes y cobrar el impuesto sobre las ventas o si tiene empleados, tendrá que registrarse en el Department of Revenue de Alabama. Puede registrarse en linea (My Alabama Taxes) o físicamente (usando el formulario DOR COM:101, Registro/Solicitud Combinada).
Cumpla con otros requisitos fiscales y reglamentarios.
Es posible que se apliquen requisitos fiscales y reglamentarios adicionales a su LLC, estos pueden incluir:
- EIN: Si su LLC tiene más de un miembro, debe obtener su propio IRS Employer Identification Number –EIN (Número de Identificación de Empleador), esto es así aunque no tenga empleados. Si forma una LLC de un solo miembro, debe obtener un EIN para ella sólo si elige que sea gravada como una corporación en lugar de una empresa individual. Puede obtener un EIN completando un una aplicación en línea de EIN en el sitio web del IRS, sin costo alguno.
- Licencias comerciales: Dependiendo del tipo de negocio y de su ubicación, su LLC puede necesitar obtener otras licencias de comerciales locales y estatales. Verifique con la oficina de legalización del condado o la comisión de licencias del condado donde su LLC está ubicada.
- Registros de LLC: Una LLC de Alabama debe mantener los siguientes registros en su oficina principal y estos deben estar disponibles para su inspección:
- una lista actualizada del nombre completo y la última dirección conocida de la empresa o residencia de cada miembro y de cada gerente si hay,
- una copia de los artículos de organización y todas las enmiendas y copias ejecutadas de los poderes notariales en virtud de los cuales se han ejecutado los documentos,
- copias de las declaraciones de impuestos federales, estatales y locales de la LLC y los informes, si los hay, de los tres años más recientes,
- copias de todos los acuerdos operativos vigentes en ese momento, incluidas las enmiendas, y
- copias de cualquier estado financiero de la LLC de los tres años más recientes.
Reglas especiales de Alabama sobre los servicios profesionales.
En virtud de la ley de Alabama, se pueden conformar compañías de responsabilidad limitada para prestar servicios profesionales. Sin embargo, sólo se puede prestar un tipo específico de servicio y todos los propietarios de las mismas deben tener licencia o estar registrados para prestar el servicio profesional.
LLC foráneas ejerciendo actividades comerciales en Alabama.
Todos los LLCs organizadas fuera de Alabama deben registrarse en la Secretaría de Estado de Alabama para ejercer la actividad comercial en el estado. Las LLC extranjeras deben nombrar un agente registrado para el servicio procesal físicamente ubicado en Alabama. Puede registrarse en línea por una cuota de $260 dólares. También puede registrarse por correo postal por una cuota de $150 dólares presentando dos copias originales de la Solicitud de Registro de Compañía de Responsabilidad Limitada Extranjera en la División de Entidades Comerciales de la Secretaría del Estado. Debe obtener un Certificado de Reserva de Nombre antes de presentar la Solicitud de Registro. Puede obtener el certificado en línea. La dirección postal es la siguiente:
Alabama Secretary of State
Attention: Business Entities Division
P.O. Box 5616
Montgomery, Alabama 36103