Si vive en Estados Unidos y está por contratar a su primer empleado, debe presentar ciertos documentos y pagar los impuestos correspondientes agencias gubernamentales correspondientes.
Si usted está por contratar a su primer empleado, ¡felicidades! Ahora, es importante iniciar con el pie derecho su camino como patrón asegurándose de seguir todas las normas jurídicas que desde ahora le son aplicables a usted. Desde formularios para pagar impuestos hasta registros gubernamentales y cuestiones de seguros, ser patrón conlleva una serie de obligaciones con las que tendrá que cumplir. Usted encontrará a continuación una lista de obligaciones a cumplir para los nuevos patrones.
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Obtenga un número de identificación de empleador (Employer Identification Number).
Cuando usted contrata empleados, debe obtener un número de identificación de empleador (EIN, por su siglas en inglés) para utilizarlo en sus declaraciones de impuestos y otros documentos que envíe al IRS. Para obtener un EIN, debe presentar un formulario IRS SS-4. Puede descargar el formulario del sitio web IRS en www.irs.gov.
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Regístrese con la Secretaría de Trabajo de su estado.
Una vez que usted contrata empleados, tendrá que pagar al estado los impuestos correspondientes a la compensación por desempleo. Estos pagos van al fondo de beneficios por desempleo de su estado, el cual provee alivio a corto plazo a través de ayuda económica a aquellos trabajadores que han perdido sus trabajos. Vaya al sitio web del Departamento de Trabajo para conocer la lista de las agencias fiscales de beneficios por desempleo de cada estado dentro de Estados Unidos.
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Obtenga el seguro de compensación laboral.
Usted debe contar con cobertura de compensación laboral en caso de que alguno de sus trabajadores se lesione en el trabajo. Esta cobertura es un requisito obligatorio en la gran mayoría de los estados, aunque algunos hacen excepciones para empresas muy pequeñas.
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Fije un sistema de nómina que sea compatible con las retenciones fiscales.
Usted necesitará retener una parte del salario de cada empleado para pagarlo al IRS. Asimismo, debe hacer los pagos correspondientes al seguro social y seguro de gastos médicos también al IRS. Para más información, obtenga la publicación 15 del IRS, circular E, Guía de Impuestos Laborales (Employer’s Tax Guide) del IRS en su sitio web, www.irs.gov. En algunos estados, también hay que retener ciertos impuestos estatales, consulte en la Secretaría de Hacienda de su estado, puede encontrar un índice con todas las agencias estatales en www.taxadmin.org/state-tax-agencies.
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Verifique que sus empleados completen debidamente el Formulario W-4 del IRS, Withholding Allowance Certificate o Certificado de Subvenciones Retenidas (deducciones fiscales).
En el formulario W-4, los empleados desglosan sus subvenciones o exenciones de retención con propósitos fiscales. De esta forma, usted podrá deducir la cantidad correcta de impuestos de sus cheques de pago. Este formulario lo puede encontrar en www.irs.gov. Recuerde que debe solicitar a sus empleados que actualicen una vez al año su formulario W-4, en caso de que alguno de sus estatus haya cambiado.
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Llene un formulario I-9, Employment Eligibility Verification o Verificación de Elegibilidad para el Empleo, por cada nuevo empleado.
La U.S Citizenship and Immigration Services, o USCIS, requiere que los patrones verifiquen que cada empleado que contraten tenga el permiso o la facultad de trabajar legalmente en Estados Unidos mediante este formulario. Usted puede obtenerlo en línea en www.uscis.gov. Tenga en cuenta que estos formularios deben ser mantenidos en una carpeta separada de los archivos personales de cada empleado, durante tres años. Asimismo, aunque este documento no debe ser entregado a la USCIS, usted debe llenarlo y tenerlo siempre a disposición de la ICE, o Immigration and Customs Enforcement, para posibles revisiones o inspecciones.
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Reporte cada nueva contratación a su agencia estatal de nuevas contrataciones.
El programa de reporte de nuevas contrataciones requiere que los patrones reporten información acerca de sus nuevos empleados con el objetivo de localizar a los padres que deben pensión alimenticia a sus hijos menores de edad. Cada estado tiene su propia agencia estatal de nuevas contrataciones. Para encontrar el nombre y dirección de la agencia estatal para nuevas contrataciones que le corresponde, revise la página de la Administration for Children & Families en www.acf.hhs.gov.
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Publique las notas requeridas.
Muchas agencias gubernamentales requieren que los patrones publiquen cierta información, como los derechos de los empleados. Para obtener información acerca de la información federal que debe publicar, vaya al sitio web del Departamento de Trabajo en www.dol.gov/elaws/posters.htm. En esta página encontrará qué información debe mostrar en todo momento en su lugar de trabajo. Adicionalmente, debe cumplir con los requerimientos de cárteles e información estatales.
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Presente el Formulario IRS 940 anualmente.
Debe completar el formulario 940 del IRS para declarar sus impuestos federales para el desempleo por cualquier año en el que pagara $1500 dólares o más en cualquier trimestre, o por cada año durante el cual un empleado haya trabajado para usted 20 semanas o más. Usted puede encontrar este formulario en www.irs.gov.
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Adopte medidas de seguridad en su lugar de trabajo.
Todos los patrones deben cumplir con los requerimientos de la Occupational Safety and Health Act (OSHA). Los principales de estos son, proveer un lugar de trabajo libre de peligros, entrenar a los empleados para hacer su trabajo de manera segura y notificar a quien corresponda en gobierno acerca de accidentes serios en el lugar de trabajo. Para obtener mayor información acerca de estas reglas, vaya al sitio web de la OSHA, en www.osha.gov.
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Elabore un manual del empleado.
Aunque no es una obligación ni un requisito, es una excelente idea que tenga un manual describiendo a sus empleados las políticas de la empresa así como que el puesto es formato at-will (a voluntad) a menos que el empleado firme un contrato de trabajo como tal.
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Elabore archivos personales.
Para cada empleado que contrate, elabore un archivo personal en el cual puede conservar documentos personales relacionados con el trabajo; como las solicitudes de empleo, formularios W-4, evaluaciones de desarrollo y rendimiento así como y formularios registrados para beneficios laborales. Los reportes médicos deben mantenerse separados, en calidad de archivos confidenciales y bajo llave. Debe almacenar por separado también los formularios I-9, los cuales contienen información acerca de la situación migratoria de sus empleados.
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Estructure los beneficios de los empleados.
Si su negocio ha establecido algún programa de beneficios para sus empleados como un seguro médico o el plan 401(k), tendrá que solicitar el apoyo de sus empleados para que se registren, nombren a sus beneficiarios y elijan las opciones correspondientes.