Normas de California sobre las vacaciones y tiempo libre pagado

Los empleadores deben seguir ciertas reglas al otorgar vacaciones o tiempo libre pagado a sus empleados en California.

En California, los empleadores no están obligados por ley a proporcionar vacaciones o tiempo libre pagados (PTO en inglés) a sus trabajadores. Sin embargo, estudios han demostrado que proporcionar a los trabajadores tiempo libre para relajarse no solo beneficia a los trabajadores, sino también a los empleadores. Los trabajadores más felices y saludables generalmente son empleados más productivos y estos a su vez representan mejores tazas de retención de empleados para los empleadores. Debido a esto, muchos empleadores optan por ofrecer vacaciones como un beneficio laboral.

Los empleadores que optan por ofrecer vacaciones deben seguir ciertas pautas. La ley de California considera que las vacaciones acumuladas son una forma de salario que ya ha sido ganado por el trabajador. Entre otras cosas, esto significa que las vacaciones acumuladas no expiran y deben pagarse al trabajador al momento del término de su contrato o su separación del puesto. Las mismas reglas aplican al PTO (Payed time off).

La licencia por enfermedad no está sujeta a las mismas reglas que las vacaciones y el PTO. No obstante, desde julio del 2015, los empleadores de California deben proporcionar un número mínimo de días de incapacidad por enfermedad (pagados) por año.

Acumulación de vacaciones

En general, las vacaciones se acumulan con el tiempo cuando un empleado labora. Por ejemplo, si una política de vacaciones le otorga a un empleado diez días de vacaciones por año, él o ella acumularán cinco días de vacaciones después de trabajar durante seis meses.

Los empleadores pueden designar un período de espera al comienzo del empleo antes de que comiencen a acumularse las vacaciones. El período de espera a menudo se correlaciona con el período de introducción de 90 días, aunque este puede ser tan largo como todo el primer año de trabajo del empleado.

Los empleadores también pueden dar vacaciones a ciertos grupos de trabajadores y no a otros siempre y cuando no discriminen en base a una característica protegida, como la raza o el género. Por ejemplo, los empleadores pueden decidir dar vacaciones solo a los empleados de tiempo completo o a los gerentes.

Límite razonable en la acumulación de vacaciones.

A diferencia de otros estados, California no permite la política vacacional de “úsalas o piérdelas”. Bajo esta política, las vacaciones acumuladas deben usarse antes de una fecha determinada, generalmente a fin de año, o se perderán. Debido a que las vacaciones acumuladas se consideran salarios ganados, esta política se considera una retención ilegal de los salarios adeudados a los trabajadores.

Los empleadores pueden, sin embargo, poner un límite a la acumulación de vacaciones. En otras palabras, una vez que los trabajadores llegan a un cierto número de días, dejarán de acumular vacaciones hasta que use alguna parte de sus vacaciones. Esto permite a los empleadores mantener un cierto control sobre la acumulación de vacaciones y evitar que los empleados acumulen cantidades excesivas de las mismas.

Si bien no hay un número establecido para un límite permitido, el DLSE, la agencia que hace cumplir las leyes de salarios y horarios de California, ha brindado cierta orientación. En el pasado, el DLSE sostenía que un límite de vacaciones no podía ser inferior a 1.75 veces la tasa de acumulación anual. Sin embargo, desde entonces, la DLSE ha retirado esa regla y en su lugar solo establece que el límite debe ser “razonable”. Mientras que un límite de 1.75 es probablemente la proporción más segura, un límite de 1.5 también puede estar dentro de los límites legales. El siguiente ejemplo muestra cómo funciona el límite de vacaciones.

Ejemplo: Sunshine Inc. proporciona a sus empleados de tiempo completo diez días de vacaciones pagadas al año. La política de vacaciones de Sunshine tiene un límite de 1.75 veces la tasa de acumulación anual, o 17.5 días (1.75 × 10 días). Las vacaciones de un empleado se acumularán de un año a otro, pero una vez que alcance los 17.5 días, no se acumularán más vacaciones hasta que el banco de vacaciones caiga por debajo de esa cantidad.

Programación de vacaciones.

En cuanto a la programación de las vacaciones, los empleadores tienen mucha más libertad para disponerlas y planificarlas. En términos generales, los empleadores pueden decidir cuándo y cómo los empleados pueden programar sus vacaciones. Un empleador puede, por ejemplo, requerir que los empleados envíen solicitudes de vacaciones con una cierta cantidad de días o semanas de anticipación. Los empleadores también pueden reservar ciertas fechas de restricción durante las cuales ningún empleado puede tomar vacaciones, como la temporada de vacaciones para un negocio minorista o la temporada de impuestos para una empresa de contabilidad. Y, un empleador puede poner límites a la cantidad de empleados que pueden estar fuera de vacaciones al mismo tiempo.

Siempre que las decisiones del empleador no sean discriminatorias por motivos de raza, sexo, religión, discapacidad u otra clase protegida según las leyes federales o de California, el empleador es libre de establecer los parámetros en los que se programan las vacaciones.

Pago de vacaciones en la terminación.

Todas las vacaciones acumuladas y no utilizadas deben pagarse a un trabajador que se separa de su puesto, es decir, que no trabajará más en ese lugar. Las vacaciones se consideran salarios ganados y se deben pagar al mismo tiempo que los salarios finales del trabajador:

• Si un trabajador es despedido, el cheque de pago final se debe en el momento de su baja.
• Si un trabajador renuncia con un aviso de 72 horas, el cheque de pago final se debe en el momento de la renuncia.
• Finalmente, si un trabajador renuncia con menos de 72 horas de aviso, el cheque de pago final se debe realizar dentro de las 72 horas posteriores al momento de la renuncia.

Los días de enfermedad pagados no están sujetos a las mismas reglas y no tienen que pagarse cuando un trabajador deja la empresa. Sin embargo, cuando los días de enfermedad se incluyen en una política general de PTO, todos los PTO se tratan como vacaciones y deben pagarse en el momento de la separación o terminación de contrato laboral.

Días personales y días festivos movibles.

Algunos empleadores también ofrecen un número fijo de días personales o de días festivos movibles cada año. En general, los días festivos vinculados a un evento específico no deben pagarse al momento de la separación. Por ejemplo, si un empleador ofrece vacaciones pagadas para Navidad, Año Nuevo o el cumpleaños o el aniversario del trabajo del empleado, no es necesario pagarlas cuando el empleado se separa de su puesto. Pero, cuando los días personales o los días festivos movibles no están vinculados a un evento específico y pueden tomarse en cualquier momento del año por cualquier motivo, son considerados vacaciones. En otras palabras, los días personales o los días festivos movibles no pueden estar sujetos a una política de uso o pérdida y deben pagarse al momento de la separación.

Adelanto de vacaciones.

Los empleadores tienen la libertad de anticipar las vacaciones a sus trabajadores, pero no pueden deducir las vacaciones anticipadas de un cheque de pago final si un trabajador se va antes de lo esperado. Por ejemplo, si un trabajador solo tiene una semana de vacaciones acumuladas, pero toma dos semanas de vacaciones y luego renuncia, el empleador no puede deducir la semana de vacaciones de su cheque de pago final.

Sanciones por tiempo de espera.

Debido a que las vacaciones se consideran salarios ganados, un empleador puede ganarse una multa por tiempo de espera, por no pagar las vacaciones oportunamente en el cheque de pago final. La penalización por tiempo de espera es el salario diario promedio del trabajador, por hasta 30 días. Los trabajadores que no reciben sus vacaciones en sus cheques de pago finales pueden presentar un reclamo de salario ante la DLSE, o demandar en el tribunal para recuperar esta multa